Si bien “la NUBE” existe y se utiliza desde fines del
siglo XX, recién en la segunda década del nuevo siglo gran parte de las
empresas (medianas y grandes) comenzaron a volcar sus aplicaciones de HR en la
nube (Cloud, su denominación en
Inglés) como parte de una nueva transformación digital que vivimos. Pero… ¿todas las organizaciones están
preparadas?... ¿Conocen los pormenores del proceso de mutación?... ¿Qué
proveedor elegir como socio estratégico para semejante desafío?... Para ello es
necesario realizar una evaluación de las necesidades propias, descubrir qué
ventajas se pueden obtener a partir del nuevo servicio y analizar los posibles
inconvenientes que pudieran surgir en el proceso, de modo de mitigar cualquier
riesgo.
Estos cambios vertiginosos que vivimos en la nueva era
digital, pueden impactarnos de forma directa o indirecta en el negocio, por eso
las compañías comprenden este desafío, para el cual es indispensable contar con un software integral de recursos
humanos cloud,
que contribuya a la gestión y acompañe la nueva ‘’revolución’’.
Debemos entender que no estamos solamente ante un cambio
tecnológico, sino también ante un cambio cultural y de forma de trabajo.
Afecta de manera directa a la cultura organizacional. Y el cambio principal radica en romper el
paradigma de pensar que la ‘’información
confidencial’’ (sueldos, datos del colaborador, etc.) tiene que estar dentro de la organización para no perder el
control. Y la antigua percepción de este
concepto (información adentro=control) como una amenaza más que como la
oportunidad de poder hacer foco en los objetivos de IT y tener más alternativas
de reasignación de recursos donde el
negocio lo requiera.
Por
otro lado, existe la percepción de que, una vez subida a la nube, la
información podría estar en riesgo o el temor que se desconoce dónde está
almacenada, o bien que entidades legales/estatales pueden tener acceso a ella,
entre otras desconfianzas. Para ello, es fundamental contar con un proveedor
que responda positivamente todas esas inquietudes, garantizando la capacidad y
confiabilidad para alojar los datos.
Elegir un proveedor de HR Cloud no es tarea fácil. Hay muchos en el mercado pero pocos que
aplican a las necesidades actuales y –especialmente- futuras de una
organización, permitiendo un crecimiento sostenido, integral y escalonado. Para ello, hay que analizar los siguientes
factores:
ü Confianza. Esto es un punto
fundamental. El proveedor de HR Cloud es
un socio estratégico, debe presentar
respuestas rápidas y saber lo que necesitamos.
Tiene que conocer a la compañía, su visión y sus principios. Debe
saber cuáles son los factores que motivan su accionar y su solidez/respaldo en
el mercado; contactar clientes que estén en situaciones parecidas y conocer sus
experiencias; conocer los proveedores con los que trabaja. Habrá que averiguar sobre su nivel de
experiencia en la nube y plan de capacitación interna; detalle de nivel de
servicios acordados (SLA), copia de seguridad. El proveedor debe comprender el
negocio y las mejores prácticas del rubro de su cliente para acompañarlo. Si se encuentran respuestas positivas a cada
pregunta, está claro que se trata de un gran candidato para trabajar con la
organización.
ü Seguridad: Para operar en la nube,
hay que tener en cuenta los mismos estándares de seguridad que se aplican a los
centros de datos o a las aplicaciones in-house, y más cuando se trata de un
proveedor especialista en la materia, porque seguridad y agilidad es una cuestión de
dinero. Un buen proveedor de soluciones
cloud siempre está invirtiendo en ello para brindar a sus clientes los mayores
y más actualizados estándares de seguridad; incluso, probablemente en ellos se
encuentre mayor seguridad de lo que la compañía pueda tener internamente. No hay que dejar nada al azar; hay que
asegurarse y cubrir todos los aspectos. Uno de los
principales frenos de las empresas a la hora migrar a un sistema de Recursos
Humanos cloud, es la falta de claridad en las medidas de seguridad que
proporcionan los prestadores de servicios y cómo el cliente podrá Cumplir con
la responsabilidad legal en relación a la protección de datos según el país
donde se encuentre la información. Por tal motivo, es necesario conocer las
políticas de seguridad del proveedor y exigir las certificaciones correspondientes,
contar con contratos de confidencialidad, auditorias de cambios, plan de
contingencia, requerir disponibilidad de la herramienta según tiempos y
necesidades del negocio, procesos de seguridad documentados y auditados
anualmente, etc.
ü
Planificación financiera: El costo es una variable importante en la elección de un proveedor.
Las empresas que contratan una solución cloud de RR.HH. deben comprender que
cambió completamente la modalidad de contratación clásica: ya no se compran proyectos
y licencias de software por única vez (más allá del mantenimiento y
actualizaciones de versión), actualmente se contrata un servicio de pago
mensual por uso (por cantidad de colaboradores activos, módulos de la solución
a utilizar, usuarios, etc.). Y si bien una de las principales motivaciones de
migrar a la nube es el ahorro de costos, se debe hacer una planificación
financiera y económica para obtener un completo análisis ROI (On-Premise Vs.
Cloud). Hay que estudiar y contemplar todos los costos ocultos que se ahorran
al estar en la nube, desde energía y enfriamiento, ahorro en hardware y
licencias de Microsoft / SQL, hasta las horas-hombre de mantenimiento
(instalación de parches, limpieza de base de datos, configurar tareas
programadas, etc.)
ü
Proyecto: Unos de los procesos
ineludibles en esta transformación, es la migración. Para se debe constituir un
equipo de trabajo mixto, entre el proveedor y la empresa, que es una de las
claves del éxito para llevar a cabo la implementación de una solución cloud. La participación activa del cliente a lo
largo del Proyecto, como conocedores de la situación actual y de las
particularidades del Negocio, es fundamental a la hora de transmitir las
necesidades presentes y futuras. Se debe
definir claramente una estrategia conjunta que asegure una implementación del
software apropiada y ágil. Esto requiere
de acuerdos claros, donde las responsabilidades estén precisamente definidas.
Para una migración efectiva se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos:
proceso riguroso de planificación, análisis, diseño, interfaces, construcción,
pruebas de calidad (paralelos en caso de los módulos duros), importaciones
masivas de datos, migración técnica y desarrollos.
ü
Beneficios: El hecho de contratar un líder de soluciones cloud para la gestión
y organización de RR.HH. nos permite estar en manos de empresas con
profesionales cualificados, con importantes presupuestos y grandes infraestructuras, lo que permite crear herramientas más poderosas y
con mayor flexibilidad. De este modo, la
empresa contará con ventajas respecto de cualquier desarrollo individual, lo
que significa mayor adaptabilidad, agilidad y más seguridad. Son más confiables
y presentan menos errores a causa de su uso masivo. Brindan actualización
continua, permitiendo estar siempre en la última versión con todas las mejoras
y cambios legales. Se evitan costos y
tiempo de migraciones. Se perciben
rápidamente mejoras en experiencia de usuario, reducción de costos de hardware,
reducción de riesgos tecnológicos, incrementos en productividad. Asimismo, redunda en una reducción de impacto
en el medio ambiente.
ü Riesgos: Se destacó lo
importante de contar con un buen plan de migración con sus responsables. Por otro lado, hay que
tener en claro que las interrupciones son una posibilidad en este tipo de
servicios, tanto por cortes programados por tareas de mantenimiento (10 o 15 horas
al año) como por otros factores (variables no controlables) como desastres
naturales, interrupciones de energía o el error humano, que suele ser
generalmente el más probable. Por tal
motivo, siempre se debe conocer la calificación de personal y sus
procedimientos.
Actualmente hay muchas compañías que no consideran –no
tienen en agenda- conversar estas conductas de transformación digital,
sin contemplar que la sustentabilidad del negocio depende del desarrollo que
hagan en ese sentido. No atender estos
cambios puede hacer a una empresa menos competitiva, incurrir en costos
innecesarios y, en definitiva, ir en contra del desarrollo empresarial que se
plantea en este siglo XXI.
El área de RR.HH.
es un jugador clave en ese proceso de transformación, en concordancia con su nuevo rol
y su participación estratégica, un área cada vez más involucrada con las
necesidades del mercado, que aporta información valiosa que influye de manera
transcendental en definiciones macro-corporativas.
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